Wat begint als vriendschappelijk contact met haar leidinggevende Jan, verandert voor Madelief al snel in een ongemakkelijke situatie met ongepaste opmerkingen en zelfs een kus op haar voorhoofd. Hoewel Madelief weet dat het ziekenhuis waar ze werkt een vertrouwenspersoon in dienst heeft, twijfelt ze of ze actie moet ondernemen. Ze heeft gehoord dat eerdere meldingen slecht zijn afgehandeld en besluit af te wachten, in de hoop dat het gedrag vanzelf stopt.
Ondertussen gaat Jans gedrag van kwaad tot erger. Hij maakt stiekem foto’s van haar tijdens vergaderingen. Madelief krijgt slaapproblemen, heeft regelmatig nachtmerries en ervaart zoveel stress dat ze zelfs overspannen raakt. Pas als ze mentaal en fysiek uitgeput is, komt de vertrouwenspersoon in beeld. De bal begint dan pas te rollen, veel later dan eigenlijk had gehoeven, en met verstrekkende gevolgen voor alle betrokkenen.
Madeliefs ervaring is helaas niet uniek. Onderzoek van TNO en CBS laat zien dat in 2023 maar liefst 17% van de werkende Nederlanders te maken had met enige vorm van ongewenst gedrag op de werkvloer [1]. Dit roept de vraag op: waarom is het zo moeilijk om hulp te zoeken? Madelief wist wat haar rechten waren, wilde dat het gedrag stopte, en had toegang tot hulp, maar aarzelde toch. Waarom?
In deze blog bekijk ik Madeliefs reactie vanuit gedragspsychologisch perspectief en leg ik uit waarom dit een normale menselijke reactie is. Daarnaast bespreek ik wat organisaties, leidinggevenden en vertrouwenspersonen kunnen doen om ervoor te zorgen dat problemen eerder worden aangekaart en niet escaleren.
Regels en procedures alleen zijn niet genoeg
Hoewel het ziekenhuis waar Madelief werkt een vertrouwenspersoon, een gedragscode en een meldpunt had, vond Madelief het nog steeds moeilijk om hulp te zoeken. Hoe kan dat?
Uit wetenschappelijke onderzoek blijkt dat mensen zoals Madelief vaak wel weten waar ze terecht kunnen, dat ze iets aan de situatie willen doen, en dat ze de middelen hebben om actie te kunnen ondernemen. Toch doen ze het vaak niet direct: de stap van weten, willen en kunnen naar daadwerkelijk doen is namelijk veel ingewikkelder dan we denken [2][3].
Dit komt doordat een groot deel van ons gedrag automatisch en onbewust is. Onze ‘automatische piloot’ is gericht op veiligheid en overleving. We vermijden instinctief risico’s en zoeken naar manieren om bij de groep te blijven horen. Dit verklaart waarom Madelief, ondanks haar kennis van de procedures en ongemak, toch geen actie onderneemt. Ze wil niet uit de toon vallen, vreest de gevolgen en rationaliseert de situatie: “Misschien is het niet zo erg, misschien stel ik me aan.”
Kortom, regels en procedures vormen een belangrijke basis voor een veilige werkvloer, maar zijn alleen vaak niet voldoende.
Onbewuste psychologische obstakels
Mensen die in een onveilige situatie zitten, worden door onze automatische piloot tegengehouden om hulp te zoeken. Dit komt door verschillende onbewuste psychologische obstakels, die voor buitenstaanders vaak niet zichtbaar zijn. Denk aan obstakels als:
- Angst voor de gevolgen: “Wat als ik dit aankaart? Verlies ik dan mijn baan? Hoe reageren mijn collega’s en mijn leidinggevende?”
- Schaamte en schuldgevoel: “Heb ik dit gedrag zelf veroorzaakt of aangemoedigd?”
- Twijfels over de ernst van het gedrag: “Is dit wel echt ongewenst gedrag, of is dit normaal op deze werkplek?”
- Sociale norm: “Als niemand anders iets zegt, ben ik dan degene die overdrijft?”
- Verwachting dat je serieus wordt genomen: “Wordt mijn melding serieus genomen, of wordt deze genegeerd zoals bij anderen?”
Zelfs als iemand wil dat het stop, weet wat er moet gebeuren om het gedrag te laten stoppen, en de middelen heeft om actie te ondernemen, kunnen deze onbewuste psychologische processen hen nog steeds tegenhouden om daadwerkelijk hulp te zoeken. Aangezien de gevolgen rondom ongewenst gedrag zo groot kunnen zijn en alsmaar groter worden met de tijd, is het cruciaal dat organisaties zich bewust zijn van deze obstakels en hierop in weten te spelen.
Naar een fijne, veilige en productieve organisatie
Organisaties, leidinggevenden en vertrouwenspersonen moeten deze verborgen obstakels herkennen en aanpakken. Dit vereist inzicht in menselijk gedrag en proactieve ondersteuning. Zij moeten actief werken aan een cultuur waarin veiligheid niet slechts een regel is, maar een gedeelde verantwoordelijkheid.
3 tips om de psychologische barrières te verlagen en escalaties te voorkomen:
Tip 1: Maak vertrouwenspersonen zichtbaar en toegankelijk: Zorg dat vertrouwenspersonen duidelijk aanwezig zijn binnen de organisatie en dat medewerkers weten hoe en waarvoor ze hen kunnen benaderen. Anonimiteit en toegankelijkheid zijn cruciaal. Vertrouwenspersonen kunnen actief het gesprek aangaan in plaats van te wachten op meldingen. Bij een grote verzekeraar gaven vertrouwenspersonen bijvoorbeeld presentaties in teams om hun rol uit te leggen. Ze speelden daarbij actief in op de obstakels door te benadrukten dat contact met een vertrouwenspersoon vertrouwelijk is, dat mensen zich hier niet voor hoeven te schamen, en dat je zelf de regie behoudt. Dit verlaagde de drempel voor medewerkers om contact op te nemen.
Tip 2: Stimuleer een cultuur van openheid: Het normaliseren van gesprekken over gedrag en veiligheid verlaagt de drempel om problemen aan te kaarten. Voorbeeldgedrag vanuit leidinggevenden is hierbij cruciaal. Dit kan al door klein te beginnen: laat zien dat het stellen van vragen, toegeven van fouten, het delen van ideeën en het aankaarten van problemen gewenst is en van medewerkers verwacht wordt. Daarnaast kunnen zij in een team bespreekbaar maken welke concrete (!) gedragingen wel en niet geaccepteerd zijn, en hoe ze elkaar aanspreken als dit toch voorkomt. Ter inspiratie: Binnen een overheidsinstantie besprak elk team met elkaar hoe te reageren op onveilige situaties die uitgebeeld werden door een groep acteurs. Door met elkaar te oefenen, werd het voor de medewerkers makkelijker om zich in real-life situaties ook uit te spreken.
Tip 3: Heb continu inzicht en zet in op preventie: Via Talk App geven medewerkers meermaals per jaar en anoniem aan hoe het met hen gaat en wat zij van bepaalde keuzes vinden. Dit geeft organisaties continu inzicht in het welzijn van hun medewerkers, waardoor leidinggevenden kunnen ingrijpen voordat een probleem is geëscaleerd. Ook weten leidinggevenden via Talk App met welke teams en thema’s het niet zo goed gaat, en dus aan welke knoppen ze moeten draaien. Daarnaast speelt de tool in op de onbewuste psychologische processen die de stap naar hulp zo moeilijk maken. Zo ‘nudged’ Talk medewerkers, met wie het niet zo goed lijkt te gaan, actief om vroegtijdig contact op te nemen met vertrouwenspersonen of hun leidinggevende. Dit alles zorgt ervoor dat problemen vroegtijdig zichtbaar zijn en aangepakt worden, waardoor ze niet verder escaleren.
Conclusie
Voor organisaties, leidinggevenden én vertrouwenspersonen is het essentieel om bewust te zijn van de verborgen obstakels die medewerkers ervaren bij het bespreekbaar maken van ongewenst gedrag. Hoewel het vanzelfsprekend is dat de basis zoals het hebben van een gedragscode en vertrouwenspersonen aanstellen goed geregeld moet zijn, blijkt dat niet voldoende voor een écht veilige werkomgeving. Organisaties moeten verder kijken dan regels en begrijpen welke verborgen psychologische obstakels, zoals angst voor de gevolgen en schaamte, medewerkers zoals Madelief tegenhouden om hulp te zoeken.
Alleen door voortdurend in contact te blijven met hoe het écht gaat met medewerkers, rekening te houden met deze onbewuste obstakels, en actief te bouwen aan een cultuur van veiligheid en openheid, kunnen we de kloof tussen ‘weten, willen, kunnen en doen’ overbruggen.
Wil je weten hoe jouw organisatie medewerkers kan helpen die belangrijke stap naar hulp te zetten? Of heb je vragen? Stuur ons een bericht, dan helpen we je graag verder!
[1] https://monitorarbeid.tno.nl/wp-content/uploads/sites/16/2024/05/TNO-NEA-Resultaten-in-Vogelvlucht-2023.pdf
[2] Sheeran, P. (2002). Intention-behavior relations: A conceptual and empirical review. European Review of Social Psychology, 12(1), 1-36. https://doi.org/10.1080/14792772143000003
[3] https://www.wrr.nl/publicaties/rapporten/2017/04/24/weten-is-nog-geen-doen
